Nachdem Sie Ihren Lieferanten ausgewählt haben, müssen Sie zahlreiche wichtige Details und Vereinbarungen sicherstellen, bevor Sie Mittel bereitstellen und die Massenproduktion starten. Dies gewährleistet die Sicherheit Ihrer Produktdaten, eine pünktliche Lieferung, kontrollierte Fehlerquoten und optimale Zahlungsbedingungen.
Im Folgenden finden Sie eine detaillierte Aufschlüsselung der sechs wichtigsten Punkte, die Sie nacheinander bestätigen müssen:
1. Proforma-Rechnung (PI)
Die PI ist das erste Dokument, das Sie anfordern, wenn Sie sich entscheiden, eine Bestellung aufzugeben. Es handelt sich um eine vorläufige Rechnung mit detaillierten Produkt- und Preisinformationen. Da die meisten Lieferanten keinen förmlichen Kaufvertrag vorlegen, dient die PI oft als zentrale Kaufvereinbarung.
Vergewissern Sie sich bei der Überprüfung der PI, dass diese eindeutig ist:
- Produktspezifikationen: Menge jedes Artikels, Produktpreis (und basierend auf welcher Handelsbezeichnung - z. B. FOB, EXW), Größe, Gewicht, Farbe, verwendete Materialien und Verpackungslösungen.
- Logistik und Finanzen: Die Bankdaten des Lieferanten, die vereinbarten Zahlungsbedingungen und die Datum des Inkrafttretens des Preises (aufgrund der schwankenden Wechselkurse USD/CNY).
Wichtigste Erkenntnis: Stellen Sie sicher, dass die PI alle notwendigen Details enthält, um zu gewährleisten, dass Sie das richtige Produkt pünktlich erhalten. Sobald die Produktion abgeschlossen ist, stellt der Lieferant die Handelsrechnung (CI) für die Abschlusszahlung und für Zollzwecke aus. Der Betrag auf der Handelsrechnung muss mit dem von Ihnen gezahlten Betrag übereinstimmen; unterbewerten Sie die Rechnung niemals, um niedrigere Einfuhrzölle zu erreichen, da dies rechtliche Risiken birgt.
2. Vertraulichkeitsvereinbarung (NDA)
Wenn Sie einzigartige Designs oder geistiges Eigentum haben, sollten Sie die NDA bestätigen. vor Produktion ist entscheidend. Dadurch wird verhindert, dass der Lieferant Ihre Produkt- oder Geschäftsinformationen weitergibt, indem er möglicherweise nicht genehmigte zusätzliche Einheiten herstellt und verkauft.
- Vorbereitung: Die meisten chinesischen Lieferanten bieten keine NDA an, so dass Sie eine eigene Vorlage erstellen sollten.
- Inhalt: Legen Sie klar fest, welche Informationen der Lieferant nicht weitergeben darf (z. B. Preise, Entwürfe) und dass er Ihr Produkt nicht für seine Marketingzwecke präsentieren darf. Besonders wichtig ist eine Klausel, die die Höhe der Entschädigung im Falle eines Vertragsbruchs festlegt.
- Schutzgrenze: Die NDA hindert den Lieferanten effektiv daran, Informationen zu kopieren oder weiterzugeben. Sobald Ihr Produkt jedoch öffentlich vorgestellt wird, ist es für den Markt offen. Der wirksamste langfristige Schutz ist die Anmeldung von Patenten in den Ländern, in denen Sie Ihr Produkt verkaufen wollen.
3. Vorlaufzeit und Lieferfrist
Vorlaufzeit ist die Zeitspanne von der Bestellung (und der Zahlung der Anzahlung) bis zur Versandbereitschaft der Produkte.
- Formalisieren Sie die Frist: Verlassen Sie sich nicht auf mündliche Absprachen. Geben Sie die genaue Vorlaufzeit in der PI an.
- Vertragsverletzungsklauseln: Um Produktionsverzögerungen zu vermeiden, sollten Sie eine Vertragsverletzungsklausel einbauen, in der die Höhe der Entschädigung für den Fall festgelegt wird, dass der Lieferant die zugesagte Frist nicht einhält. Wenn Sie nur die Vorlaufzeit ohne eine Entschädigungsklausel angeben, erhalten Sie bei Verzögerungen nichts.
- Lieferzeiten: Dies ist die Zeit, die benötigt wird, bis die Waren physisch bei Ihnen eintreffen. Bei dringenden Terminen verhandeln Sie eine pünktliche Lieferung Vereinbarung. Für neue Lieferanten ist es eine kluge (wenn auch oft schwer zu verhandelnde) Strategie, einen Teil des Restbetrags einzubehalten, bis die Produkte pünktlich geliefert werden.
4. Qualitätsanforderungen & Defektlösungen
Eine niedrige Fehlerquote ist akzeptabel, aber das akzeptable Niveau muss im Voraus bestätigt werden.
- Akzeptable Rate: Bestätigen Sie die maximal akzeptable Fehlerrate mit dem Lieferanten (z. B. 5% für geringwertige Waren, 0% für hochwertige Waren) und klären Sie die Toleranzgrenzen für bestimmte Arten von Fehlern.
- Vorvereinbarte Lösung: Klären Sie vor der Auftragserteilung die von Ihnen gewählte Lösung für den Fall, dass die Fehlerquote die vereinbarte Grenze überschreitet:
- Verlangen Sie, dass die gesamte Charge vervielfältigt und erneut geprüft wird.
- Stellen Sie Personal ein, das die mangelhaften Teile heraussucht und Ersatz verlangt, wobei der Lieferant die Kosten übernimmt.
- Bitten Sie einfach um eine Entschädigung (einen Rabatt).
5. Zahlungsverfahren
Die gängigsten Methoden für die Übermittlung von USD an chinesische Lieferanten sind:
| Methode | Sicherheit/Gebühr/Note |
| Banküberweisung (T/T) | Keine Sicherheit durch Dritte. Feste Gebühr ($20-$50). Am besten für große Beträge und allgemein akzeptiert. Dauert 1-7 Arbeitstage. |
| Western Union | Keine Sicherheit durch Dritte. Geeignet für den Versand von weniger als $5.000, wenn eine direkte Überweisung nicht möglich ist. |
| PayPal | Bietet Transaktionssicherheit, hat aber eine hohe Gebühr (ca. 4%). Wird nicht von allen Anbietern akzeptiert (wegen des Risikos von Rückbuchungen durch den Käufer) und erfordert in der Regel ein verfolgtes Versandsystem. |
| Akkreditiv (L/C) | Die Bank garantiert die Zahlung bei der Verschiffung und mildert so die Vertrauensprobleme. Hervorragend geeignet für Großaufträge und zur Verringerung des Cashflow-Drucks des Käufers, aber komplex für neue Importeure. |
6. Zahlungsbedingungen
Die Zahlungsbedingungen sind für das Cashflow-Management von entscheidender Bedeutung. Wenn Sie bessere Bedingungen aushandeln, können Sie später zahlen und die Gewinne früher reinvestieren.
| Zahlungsfrist | Beschreibung | Auswirkungen auf den Cashflow |
| 30% Anzahlung, 70% Saldo vor der Ausfuhr | Häufigste Bedingung. Die vollständige Zahlung ist fällig, bevor die Fracht China verlässt. | Sie zahlen die vollen Kosten 1-2 Monate bevor Sie ein Produkt verkaufen können. |
| 30% Anzahlung, 70% Saldo gegen Konnossement (B/L) | Der Restbetrag wird nach Verschiffung der Ladung im Austausch gegen die Kopie des Frachtbriefs gezahlt. | Besserer Cashflow: Sie zahlen den Restbetrag erst, wenn die Waren auf dem Wasser sind und sich Ihrem Hafen nähern. |
| 0% Anzahlung, voller Saldo gegen B/L | Erfordert eine sehr gute langfristige Beziehung zum Lieferanten. | Erheblicher Cashflow-Vorteil. |
| Offenes Konto (O/A) | Fälligkeit der Zahlung nach Erhalt der Produkte (z. B. 15 oder 30 Tage netto). | Ideal, aber selten. Wird in der Regel von großen Einzelhändlern genutzt, da sich der Lieferant auf eine Exportkreditversicherung (wie Sinosure) verlässt, um die Zahlung zu garantieren. |
Erwägung: Lieferanten sind eher bereit, bessere Bedingungen (wie Balance Against B/L oder O/A) für sehr wettbewerbsfähige Produkte mit geringen Gewinnspannen oder für große, beständige Aufträge (Zehntausende von USD oder mehr) anzubieten.
