Depois de selecionar o seu fornecedor, existem inúmeros detalhes e acordos vitais que deve assegurar antes de comprometer fundos e lançar a produção em massa. Isto garante a segurança das informações sobre o seu produto, a entrega atempada, o controlo das taxas de defeitos e as melhores condições de pagamento.
Segue-se uma análise pormenorizada dos seis elementos-chave que deve confirmar um a um:
1. Fatura Proforma (PI)
A PI é o documento inicial que se solicita quando se decide efetuar uma encomenda. Trata-se de uma fatura preliminar que contém informações pormenorizadas sobre o produto e os preços e, uma vez que a maioria dos fornecedores não fornece um contrato de venda formal, a PI funciona frequentemente como o acordo de venda principal.
Ao rever a IP, confirmar que esta inclui claramente:
- Especificações do produto: Quantidade de cada item, preço do produto (e com base em que termo comercial - por exemplo, FOB, EXW), tamanho, peso, cor, materiais utilizados e soluções de embalagem.
- Logística e finanças: As informações bancárias do fornecedor, as condições de pagamento acordadas e a data efectiva do preço (devido à flutuação das taxas de câmbio USD/CNY).
Conclusão principal: Certifique-se de que a PI inclui todos os pormenores necessários para garantir que recebe o produto correto a tempo. Uma vez concluída a produção, o fornecedor emitirá a fatura comercial (IC) para efeitos de pagamento final e alfandegários. O montante da IC deve ser coerente com o que pagou; nunca subvalorize a fatura para reduzir os direitos de importação, uma vez que tal acarreta riscos legais.
2. Acordo de não divulgação (NDA)
Se tiver desenhos ou propriedade intelectual únicos, confirmar o NDA antes de a produção é crucial. Isto protege contra a fuga de informação sobre o seu produto ou a sua empresa por parte do fornecedor, potencialmente através do fabrico e venda de unidades extra não autorizadas.
- Preparação: A maioria dos fornecedores chineses não oferece um NDA, pelo que deve preparar o seu próprio modelo.
- Conteúdo: Especifique claramente quais as informações que o fornecedor não pode partilhar (por exemplo, preços, desenhos) e que não pode apresentar o seu produto para fins de marketing. É fundamental incluir uma cláusula que especifique o montante da indemnização em caso de incumprimento do acordo.
- Limite de proteção: O NDA impede efetivamente o fornecedor de copiar ou divulgar informações da sua parte. No entanto, quando o seu produto é lançado publicamente, está aberto ao mercado. A proteção mais eficaz a longo prazo é registar as patentes nos países onde pretende vender.
3. Prazo de execução e prazo de entrega
Prazo de execução é o tempo decorrido entre a realização da encomenda (e o pagamento do depósito) e o momento em que os produtos estão prontos a ser expedidos.
- Formalizar o prazo: Não se basear em acordos verbais. Introduzir o prazo de execução exato na IP.
- Cláusulas de incumprimento: Para evitar atrasos na produção, inclua cláusulas de incumprimento que especifiquem o montante da indemnização se o fornecedor não cumprir o prazo prometido. Se apenas especificar o prazo de entrega sem uma cláusula de indemnização, não receberá nada pelos atrasos.
- Prazo de entrega: Este é o tempo necessário para que as mercadorias cheguem fisicamente ao seu local. Para prazos urgentes, negoceie um entrega atempada acordo. Para os novos fornecedores, uma estratégia sensata (embora muitas vezes difícil de negociar) é reter uma parte do saldo final até que os produtos sejam recebidos a tempo.
4. Requisitos de qualidade e soluções para os defeitos
Uma taxa de defeitos baixa é aceitável, mas o nível aceitável deve ser confirmado antecipadamente.
- Taxa aceitável: Confirmar a taxa máxima aceitável de defeitos com o fornecedor (por exemplo, 5% para bens de baixo valor, 0% para bens de alto valor) e esclarecer os níveis de tolerância para tipos específicos de defeitos.
- Solução pré-acordada: Antes de efetuar a encomenda, clarifique a solução escolhida caso a taxa de defeitos exceda o limite acordado:
- Pedir que todo o lote seja reproduzido e inspeccionado de novo.
- Contratar pessoal para selecionar os artigos com defeito e exigir a sua substituição, sendo as despesas suportadas pelo fornecedor.
- Basta pedir uma compensação (um desconto).
5. Métodos de pagamento
Os métodos mais comuns para enviar USD aos fornecedores chineses são:
| Método | Caução / Taxa / Nota |
| Transferência eletrónica (T/T) | Sem segurança de terceiros. A comissão é fixa ($20-$50). Ideal para montantes elevados e de aceitação comum. Demora de 1 a 7 dias úteis. |
| Western Union | Sem segurança de terceiros. Adequado para enviar menos de $5,000 quando não é possível uma transferência direta. |
| PayPal | Oferece segurança na transação, mas tem uma taxa elevada (aprox. 4%). Não é aceite por todos os fornecedores (devido ao risco de estornos por parte do comprador) e, geralmente, requer um sistema de envio controlado. |
| Carta de crédito (L/C) | O banco garante o pagamento aquando da expedição, atenuando os problemas de confiança. Excelente para grandes encomendas e para reduzir a pressão do fluxo de caixa do comprador, mas complexo para os novos importadores. |
6. Condições de pagamento
As condições de pagamento são vitais para a gestão do fluxo de caixa. Negociar melhores condições permite-lhe pagar mais tarde e reinvestir os lucros mais cedo.
| Prazo de pagamento | Descrição | Impacto no fluxo de caixa |
| 30% Depósito, 70% Saldo antes da exportação | Prazo mais comum. O pagamento total é devido antes de a carga deixar a China. | Paga o custo total 1-2 meses antes de poder vender qualquer produto. |
| 30% Depósito, 70% Saldo contra conhecimento de embarque (B/L) | O saldo é pago após o embarque da carga, em troca da cópia do B/L. | Melhor fluxo de caixa; não paga o saldo até que as mercadorias estejam na água, aproximando-se do seu porto. |
| 0% Depósito, saldo total contra B/L | Requer uma relação de longo prazo muito boa com o fornecedor. | Vantagem significativa em termos de fluxo de caixa. |
| Conta aberta (O/A) | Pagamento após a receção dos produtos (por exemplo, 15 ou 30 dias líquidos). | Ideal mas raro. Normalmente utilizado pelos grandes retalhistas, uma vez que o fornecedor depende de um seguro de crédito à exportação (como o Sinosure) para garantir o pagamento. |
Considerações: Os fornecedores estão mais dispostos a oferecer melhores condições (como saldo contra B/L ou O/A) para produtos altamente competitivos com margens de lucro reduzidas ou para encomendas grandes e consistentes (dezenas de milhares de dólares ou mais).
