Section 9 : Six confirmations essentielles avec votre fournisseur chinois avant la production de masse

Après avoir sélectionné votre fournisseur, vous devez vous assurer de nombreux détails et accords essentiels avant d'engager des fonds et de lancer la production en série. Cela permet de garantir la sécurité des informations relatives à vos produits, la livraison dans les délais, la maîtrise des taux de défaut et des conditions de paiement optimales.

Voici une analyse détaillée des six éléments clés que vous devez confirmer un par un :

1. Facture pro forma (PI)

L'IP est le premier document que vous demandez lorsque vous décidez de passer une commande. Il s'agit d'une facture préliminaire détaillant les informations relatives aux produits et aux prix. Étant donné que la plupart des fournisseurs ne proposent pas de contrat de vente formel, l'IP sert souvent d'accord de vente de base.

Lors de l'examen de l'IP, il convient de s'assurer qu'elle comprend clairement les éléments suivants :

• Spécifications des produits : Quantité de chaque article, prix du produit (et sur la base de quel terme commercial - par exemple, FOB, EXW), taille, poids, couleur, matériaux utilisés et solutions d'emballage.
• Logistique et finances : Les informations bancaires du fournisseur, les conditions de paiement convenues, et l'identité du fournisseur. date d'entrée en vigueur du prix (en raison de la fluctuation des taux de change USD/CNY).

Ce qu'il faut retenir : Assurez-vous que l'IP contient tous les détails nécessaires pour garantir que vous recevrez le bon produit en temps voulu. Une fois la production terminée, le fournisseur émet la facture commerciale (IC) pour le paiement final et les formalités douanières. Le montant figurant sur la facture commerciale doit correspondre à celui que vous avez payé ; ne sous-évaluez jamais la facture pour réduire les droits d'importation, car vous vous exposez à des risques juridiques.

2. Accord de non-divulgation (NDA)

Si vous possédez des dessins ou des propriétés intellectuelles uniques, la confirmation de l'accord de confidentialité est nécessaire. avant la production est cruciale. Cela permet d'éviter que le fournisseur ne divulgue des informations sur votre produit ou votre entreprise, éventuellement en fabriquant et en vendant des unités supplémentaires non autorisées.

• Préparation : La plupart des fournisseurs chinois ne proposent pas de NDA, vous devez donc préparer votre propre modèle.
• Contenu : Précisez clairement les informations que le fournisseur ne peut pas partager (par exemple, le prix, les dessins) et qu'il ne peut pas présenter votre produit à des fins de marketing. Il est essentiel d'inclure une clause détaillant le montant de l'indemnisation en cas de non-respect de l'accord.
• Limite de protection : L'accord de confidentialité empêche effectivement le fournisseur de copier ou de divulguer des informations de son côté. Toutefois, une fois que votre produit est lancé publiquement, il est ouvert au marché. La protection à long terme la plus efficace consiste à déposer des brevets dans les pays où vous avez l'intention de vendre votre produit.

3. Délai d'exécution et délai de livraison

Délai d'exécution est la durée qui s'écoule entre le moment où la commande est passée (et l'acompte versé) et celui où les produits sont prêts à être expédiés.

• Formaliser le délai : Ne vous fiez pas aux accords verbaux. Inscrivez le délai d'exécution exact dans l'IP.
• Clauses de rupture : Pour éviter les retards de production, prévoyez des clauses de rupture précisant le montant de l'indemnisation si le fournisseur ne respecte pas le délai promis. Si vous ne précisez que le délai d'exécution sans clause d'indemnisation, vous ne recevrez rien en cas de retard.
• Délai de livraison : Il s'agit du temps nécessaire pour que les marchandises arrivent physiquement sur votre site. Pour les délais urgents, négociez un livraison dans les délais accord. Pour les nouveaux fournisseurs, une stratégie judicieuse (bien que souvent difficile à négocier) consiste à retenir une partie du solde final jusqu'à ce que les produits soient reçus à temps.

4. Exigences de qualité et solutions aux défauts

Un faible taux de défauts est acceptable, mais le niveau acceptable doit être confirmé à l'avance.

• Taux acceptable : Confirmer avec le fournisseur le taux de défaut maximal acceptable (par exemple, 5% pour les biens de faible valeur, 0% pour les biens de grande valeur) et préciser les niveaux de tolérance pour des types de défauts spécifiques.
• Solution convenue à l'avance : Avant de passer la commande, précisez la solution que vous avez choisie au cas où le taux de défauts dépasserait la limite convenue :
  1. Demandez à ce que l'ensemble du lot soit reproduit et contrôlé à nouveau.
  2. Engager du personnel pour repérer les articles défectueux et demander leur remplacement, le fournisseur prenant en charge les frais.
  3. Il suffit de demander une compensation (une réduction).

5. Modes de paiement

Les méthodes les plus courantes pour envoyer des USD aux fournisseurs chinois sont les suivantes :

6. Conditions de paiement

Les conditions de paiement sont essentielles pour la gestion des flux de trésorerie. Négocier de meilleures conditions vous permet de payer plus tard et de réinvestir les bénéfices plus tôt.

Considération : Les fournisseurs sont plus enclins à offrir de meilleures conditions (telles que Balance Against B/L ou O/A) pour des produits hautement compétitifs avec de faibles marges bénéficiaires, ou pour des commandes importantes et régulières (des dizaines de milliers de dollars américains ou plus).